> Procédure de recueil des Signalements - Lanceurs d'Alerte.

La loi Sapin II du 9 décembre 2016, complétée par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022, a créé un dispositif de protection des lanceurs d’alerte.
Le décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 et n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 apportent des précisions relativement à la procédure de recueil des signalements qui est détaillée dans la présente note.
Cette procédure est valable pour la société LABO France appartenant au groupe Titel.
Celle-ci a été transmise aux membres du CSE de l’UES en vue de leur consultation ayant eu lieu le 15 novembre 2022.

Article 1 - Définition du lanceur d’alerte

Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.

La loi étend la protection reconnue aux lanceurs d'alerte aux « facilitateurs » entendus comme toute personne physique ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif qui aide un lanceur d'alerte à effectuer un signalement (art. 2 de la loi du 21 mars 2022).

Article 2 - Recueil du signalement

Le signalement d'une alerte devra être porté à la connaissance de Geoffrey HELLEBUYCK
Ce signalement doit se faire par écrit.

Les coordonnées de Monsieur HELLEBUYCK sont les suivantes :
Téléphone : 04 73 23 63 15
Mail : geoffreyhellebuyck@groupe-titel.com
Adresse de contact : Monsieur HELLEBUYCK
Groupe Titel - Rue Bleue - b63118 Cébazat

Article 3 - Procédure d’alerte

Il a été décidé de mettre en place le dispositif suivant afin de traiter les signalements émis par les membres du personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels à l’entreprise. A cet égard, la procédure de recueil du signalement se fera selon les modalités suivantes :
1- une saisine du « référent signalement » par une fiche de renseignements dont le modèle est joint à la présente note ; Cette fiche pourra être adressée à cette personne, par courrier ou par voie électronique, à l’adresse indiquée à l’article 2 de la présente note.
2- la fiche de signalement permettra de faire état des faits, informations ou documents dont l’auteur du signalement aura eu personnellement connaissance.
La transmission, notamment, de toute pièce ou document pourra être réalisée auprès du référent soit par voie électronique, soit par voie postale.
En cas de difficultés à communiquer ces éléments, il devra en préciser les raisons ;
3- il sera mentionné, sur la fiche de renseignements, les éléments permettant, le cas échéant, un échange avec la personne en charge du recueil du signalement.

Article 4 – Recevabilité et traitement du signalement

1- Le référent désigné à l’article 2 accusera réception dans le délai maximum de 7 jours ouvrés, l'auteur du signalement de la réception de son signalement. A cet égard, la fiche de signalement sera retournée signée par la personne en charge du recueil des signalements pour attester de sa bonne réception.
Il sera procédé à une vérification que les conditions que l’exercice du droit d’alerte sont remplies.
Le délai raisonnable et prévisible d’examen de la recevabilité du signalement ne pourra pas dépasser 3 semaines. Ce délai pourra être renouvelé d’une nouvelle période de 3 semaines s’il était nécessaire de procéder à un examen, une analyse ou une enquête complémentaire. Dans ce cas, l’auteur du signalement en sera informé préalablement et par écrit.

2 - Le traitement du signalement sera effectué, dans les conditions de confidentialité définies à l’article 5, dans un délai de 3 mois à compter de la réception de l’alerte.
L’auteur du signalement sera informé, par écrit, de cette clôture et des suites données à la recevabilité de son signalement.
Il lui sera alors indiqué :
- les mesures envisagées ou prises pour vérifier l’exactitude des allégations,
- le cas échéant, comment remédier à l’objet du signalement.

De plus, les personnes visées par le signalement seront également informées, par écrit, de la date de clôture des opérations de recevabilité ou de vérification du signalement.

Article 5 – Confidentialité du signalement

Une stricte confidentialité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement ainsi que des personnes visées, devra être observée y compris en cas de communication à des tiers dès lors que celle-ci est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement.

Cette obligation est d’autant plus importante qu’elle :
- responsabilise et limite les risques de dérive vers la délation et la dénonciation calomnieuse ;
- facilite la protection de l’auteur du signalement contre d’éventuelles représailles ;
- permet un meilleur traitement du signalement en offrant la possibilité de demander à son auteur des précisions complémentaires.

A cet égard, il a été prévu les mesures suivantes :
- les outils informatiques utilisés pour recueillir et traiter le signalement garantiront une stricte confidentialité des informations transmises et de leur auteur.
- une formation spécifique à la confidentialité des informations et documents reçus, dans le cadre de signalements, sera dispensée au référent.

Il est rappelé que les éléments de nature à identifier :
- le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci.
- la(les) personne(s) mises(s) en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

Article 6 – Durée de conservation du dossier de signalement

Si le signalement effectué n’est pas recevable, l’intégralité du dossier de signalement comportant, notamment, l’identité de l’auteur ainsi que le nom des personnes visées par celui-ci est détruit automatiquement et sans délai.
En revanche, si le signalement est recevable, le référent désigné à l’article 2 de la présente note doit, dans le délai de traitement du signalement fixé à l’article 4, pour communiquer ses conclusions ainsi que les informations nécessaires aux personnes compétentes identifiées par l'employeur.
Les données détenues par référent peuvent être conservées jusqu'à la fin du délai de prescription dont dispose la(les) personne(s) visée(s) par le signalement pour contester la procédure la visant. Si l'employeur décide de ne pas donner suite à l'alerte, les données s'y rapportant sont détruites automatiquement et sans délai.

Article 7 – Droits des personnes

L’utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions ou des poursuites mais, à l’inverse, l’utilisation de bonne foi n’exposera son auteur à aucune sanction disciplinaire, quand bien même les faits s’avéreraient par la suite inexacts ou ne donneraient lieu à aucune suite.
Il est rappelé que le dispositif d’alertes n’est qu’un moyen de signalement parmi d’autres (comme peut l’être la voie hiérarchique), et que le fait de choisir un moyen plutôt qu’un autre n’est pas sanctionnable.

Il est précisé que ce dispositif de signalement, en raison de sa nature, entraîne la collecte de données à caractère personnel. Toute personne concernée bénéficie du droit :
- de s’opposer au traitement de leurs données,
- d’accès, de rectification et d’effacement des données qui les concernent sous réserve de ne pas conduire à l’impossibilité de reconstitution des éléments de l’enquête,
- à la limitation du traitement notamment en cas de contestation de l’exactitude des données, le traitement de celles-ci peut être temporairement gelé le temps des vérifications nécessaires.

- Fiche Signalement.pdf
- Référent Signalement.pdf

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